4.3 Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

1.              Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa

2.             Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

3.             Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4.             Aktivitas persetujuan faktur dari supplier 

5.             Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

 

1.             Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier .

2.            Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

 

3.            Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman supplier , dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh supplier .

 

4.            Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

 

5.            Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

 

Diagram Arus Data

 

Sumber :

http://siasikluspengeluarandea.blogspot.co.id/

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html

 

4.2 Bagian Terkait Siklus Pengeluaran

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1.            Bagian utang usaha

          Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2.           Bagian pengeluaran kas

         Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.           Bagian buku besar

         Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

·             Departemen Persediaan

a.             Mengecek persediaan

b.             Mencatat persediaan yang rusak

c.             Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.

d.             Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

·             Manajer Persediaan:

a.             Melakukan pengecekkan

b.             Departemen Pembelian

c.              Membuat surat retur dan menyerahkan ke Supplier

d.             Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur

e.             Menyiapkan bukti pengembalian retur

·             Bagian penerimaan:

a.             Mengecek barang retur

b.             Mencatat penerimaan barang retur

c.             Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

·             Bagian persediaan

a.             Melakukan pengecekan kembali

b.             Manajer Persediaan

c.              Membuat catatan penerimaan barang retur

d.             Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

·             Bagian Akuntansi

a.             Membuat laporan penerimaan barang retur

·             Pimpinan

a.             Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.              Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.             Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.             Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.             Menyiapkan pengeluaran kas.

5.             Mengelola utang usaha.

6.             Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.             Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

 

Sumber :

http://akbunhi.blogspot.com/2014/01/sistem-informasi-akuntansi-siklus.html

https://diahanandagibran.wordpress.com/2015/01/29/bagian-yg-terkait-dalam-siklus-pengeluaran-beserta-tugas-dan-fungsinya/

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html

http://siasikluspengeluarandea.blogspot.co.id/

http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html

http://razzone-azhari.blogspot.com/2015/01/bagian-bagian-terkait-siklus.html

4.1 Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

 

TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

1.       Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.

2.      Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.

3.      Mengamankan barang hingga dibutuhkan

4.      Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar

5.      Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat

6.      Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat

7.      Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.

8.     Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

 

Sumber :

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html

http://siasikluspengeluarandea.blogspot.co.id/