Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran
(Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :
1.
Aktivitas permintaan
pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa
2.
Aktivitas pemesanan
barang dan jasa yang akan dibeli
3.
Aktivitas penerimaan
barang dan jasa yang telah dibeli
5.
Aktivitas pembayaran
atas pembelian barang dan jasa
1.
Aktivitas Permintaan
Pembelian Barang dan Jasa
Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa
dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar
pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan
jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen
diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisitiondiserahkan ke departemen
pembelian barang untuk dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen
dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak
terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier .
2.
Aktivitas pemesanan
barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang
permintaan atas barang dan jasa ke supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian
barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga
terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang
tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan
pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang
dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.
3.
Aktivitas Penerimaan
Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang
pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang,
jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman supplier , dan nomor Purchase Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah
sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah
terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung
dikembalikan kepada supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan
adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan
faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur.
Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui,
sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah
diterima dan yang belum dikirim oleh supplier .
4.
Aktivitas Persetujuan
Faktur dari Supplier
Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan
menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran,
serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui
apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian
dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui
berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah
diterima sesuai dengan kenyataannya
5.
Aktivitas Pembayaran
Atas Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa
yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini
berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor
Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan
Diagram Arus Data
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar